Kvinna till Kvinna väljer Xledger | Xledger Sverige

Kvinna till kvinna

Kvinna till kvinna, foto Ida Udovic

Fotografi: Ida Udovic, Kvinna till Kvinna

” Eftersom Kvinna till kvinna finns i tio länder skulle det vara omöjligt att distribuera ut ekonomiarbetet lokalt med ett traditionellt system med fungerande IT ute i dessa länder”

kvinna-till-kvinna-logo

Info

Kontor i: 10 länder
Bransch: Ideella sektorn
Affärsystem innan Xledger: Visma Admin
Användande: Projektrapportering och uppföljning, givarrapportering och budgetuppföljning

Insamlingsstiftelsen Kvinna till Kvinna är en biståndsorganisation med fokus på de sex temana fler kvinnor i fredsprocesser, rätten till sin kropp, skapa mötesplatser, stärka kvinnorättsförsvarare, säkerhet för alla och att öka kvinnors makt.
Kvinna till Kvinna stödjer över 130 kvinnoorganisationer i tio länder. Det sammanlagda stödet 2013 var ca 100 mkr och den totala omsättningen ca 120 mkr. Den största enskilda givaren är SIDA men det finns också ett tiotal andra finansiärer.

Vad är resultatet?

Vi valde Xledger eftersom systemet finns tillgängligt överallt och att man slipper att sitta i knät på IT-supporten så att alla i organisationen kan använda det. Eftersom Kvinna till kvinna finns i tio länder skulle det vara omöjligt att distribuera ut ekonomiarbetet lokalt med ett traditionellt system med fungerande IT ute i dessa länder. I Xledger kan den lokala personalen vara delaktiga i ekonomiprocesserna.

Vad var utmaningen?

Anledningen till att ett nytt affärssystem anskaffades var att det är helt nödvändigt att ha ett redovisningssystem som klarar av att hålla reda på många anslag med flera hundra projekt och att rapportering och uppföljning i alla led är enkel, snabb och tillförlitlig.
Det var också viktigt att uppstartskostnaderna inte var för höga, vilket var fallet i de få traditionella affärssystem som klarade av våra stora rapporteringskrav. Kontraktet vanns i konkurrens med Visma och Agresso.

Vad blev lösningen?

Det viktigaste för Kvinna till Kvinna i valet av Xledger var givarrapporteringen och att göra budgetuppföljning per givaravtal möjlig.
Vi uppskattar att det tidigare tog två veckor att färdigställa en kvalitetssäkrad rapport för ett stort projekt – i Xledger tar hela processen omkring tre dagar. Anledningen är framför allt att vi får fram alla siffror med ett knapptryck men också att det är färre kvalitetssäkringsmoment i Xledger tack vare att de skapat en dimension för givaravtal i redovisningen.
För oss är det inte bara överskridande av projektbudget som är ett problem. Om vi inte förbrukar projektmedlen kan konsekvensen bli att givarna inte litar på våra bedömningar av behövt givarstöd för våra projekt. Med Xledger kan vi få realtidskontroll över läget.
Kvinna till kvinna är från och med nästa år ramorganisation till SIDA, vilket har tagit tre år att bli godkänd som. Flera konsulter har för SIDA i två omgångar utvärderat verksamheten. Detta nya avtal innebär också nya krav på återrapportering vilket vi enkelt klarar med hjälp av Xledger

 

Katja Mannerla, Redovisningsansvarig på Kvinna till Kvinna